Planejamento Orçamentário no Terceiro Setor: Como elaborar um orçamento

Como vimos no artigo anterior, os orçamentos funcionam como roteiros para o futuro financeiro da entidade, e também para seus projetos e atividades financiadas por terceiros. Quando estabelecemos orçamentos por áreas, para os projetos, e para a organização como um todo, todos que fazem parte da equipe precisam saber sobre as metas que foram almejadas e os parâmetros que deverão ser seguidos. Por isso hoje vamos falar sobre como elaborar um orçamento.

Somente com um efetivo acompanhamento orçamentário
será possível avaliar, a qualquer momento, o cumprimento em relação ao que foi
planejado, podendo, diante do resultado dessa análise, ser realizados os
devidos ajustes conforme seja a necessidade. Essa verificação e correção de
possíveis distorções deve ocorrer ao longo do ano ou durante o período de
execução do projeto, para garantir que as metas estipuladas sejam atingidas ou
até mesmo superadas.

O exercício de elaborar um orçamento não é tão complexo
quanto se imagina. Na verdade, pode ser uma tarefa até prazerosa e simples,
além de uma excelente oportunidade de conhecer melhor e aprender mais sobre a instituição
e os projetos que ela executa.

Como toda nova tarefa, o início parece ser um pouco complicado, mas depois que pegamos jeito as coisas começam a fluir mais tranquilamente.

Primeiros passos para elaborar um orçamento

Para e elaboração do orçamento, deve-se, inicialmente, apurar as seguintes informações:

• Identificação das despesas fixas – De acordo com o que foi apurado nos últimos 2 ou 3 anos, ou em projetos
  semelhantes executados anteriormente, é possível ter uma boa noção das despesas
  fixas que ocorrerão também no próximo exercício/projeto. As despesas fixas são
  aquelas que não se alteram com flutuações na receita, nas atividades, ou nos
  serviços, como por exemplo: o aluguel da sede, e o custo com o pessoal
  administrativo.

• Identificação das despesas variáveis – As despesas variáveis são aquelas que aumentam ou diminuem de acordo com
  as atividades e os projetos realizados da entidade. Tomando-se por base as
  metas definidas pela entidade, verificando o comportamento passado e as
  tendências futuras do setor em que atua, é possível identificar quais despesas
  variáveis podem vir a ocorrer no ano seguinte ou no próximo projeto. Por
  exemplo: aluguel de um novo espaço para a execução do projeto, e a contratação
  de equipe para atuar no projeto.

• Estimativa de novas despesas para o próximo ano ou projeto –
  De acordo com o planejamento de longo prazo
  definido pela entidade, é possível identificar quais os projetos ou atividades
  e as respectivas metas que estão previstas para serem realizadas no próximo
  ano. Essas metas precisam ser desmembradas em etapas e ações, necessitando ser
  estipulados os valores a serem investidos, e os prazos para a sua execução. Para
  tanto, os planos de trabalho correspondentes a projetos futuros são essenciais
  para a estimativa de novas despesas.

• Projeção da receita esperada para o próximo ano ou projeto –
  Após identificar e listar as despesas previstas
  (fixas, variáveis e futuras), chega o momento de verificar o quanto de recursos
  a entidade possui, e quanto necessitará captar para alcançar as metas. Nessa
  fase, além de quantificar, é importante identificar as possíveis fontes de
  receita. Nesse levantamento é recomendável segregar e mensurar as receitas
  próprias, as doações e as parcerias celebradas com o poder público, dentre
  outras possibilidades de captação de recursos, bem como identificar as
  gratuidades e os serviços voluntários recebidos.

O próximo passo é cruzar as informações e
avaliar se a despesa estimada corresponde à quantia que a entidade projetou
captar. Caso essa receita não seja suficiente, é necessário identificar se
existem outras maneiras de diminuir as despesas ou ampliar a fonte de recursos.
Mas, caso a previsão de arrecadação supere a previsão das despesas, já é
possível também planejar o destino a ser dado a esse possível superávit
financeiro, sempre pensando no futuro da instituição.

Por isso é muito importante seguir o orçamento, analisar como a realidade se compara às projeções, e fazer as alterações cabíveis e atualizá-lo durante o ano ou período de execução, conforme necessário, para que o planejamento inicial não seja prejudicado.

Orçamento de projetos

Com relação aos projetos, além do levantamento
das despesas e receitas, a elaboração do orçamento exige também a montagem do plano
(ou cronograma) de desembolso, que é um planejamento encaminhado para o
financiador de cada projeto para que este efetue as transferências financeiras
nas datas previstas, a fim de que não haja interrupção nas ações devido a
atraso no repasse dos recursos.

Este planejamento deve ser elaborado mediante o
levantamento das necessidades financeiras de cada uma das fases de execução do
projeto.

O cronograma de desembolso é um instrumento de
grande relevância, uma vez que permite aos aportadores de recursos identificar
o grau de conhecimento que os gestores das entidades possuem sobre os valores e
prazos necessários para o cumprimento de cada meta, fase, etapa e ação da execução do projeto ou atividade,
evitando, por exemplo, a solicitação de grandes volumes de recursos no início
da execução, quando a maior parte dos gastos ocorrerão apenas na fase final do
projeto/atividade.

No próximo texto falaremos um pouco sobre o planejamento tributário no Terceiro Setor.

Até mais!

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